Kassavirta-ajattelu 6: Tehokasta kirjanpitoa suoraan tiliotteista23.4.2021 | © Talousteema OyKassavirtalaskenta tarjoaa mahdollisuuden vähentää kirjanpitotyön vaatimaa aikaa ja siirtää taloushallintotyön painopiste kassasuunnitteluun. Nämä toiminnot yhdessä muodostavat tietolähteen, josta on todellista hyötyä myös yrityksen johdolle eikä pelkästään Verohallinnolle.Kirjanpitolaki rakentuu suoriteperusteiseen tuloslaskentaan. Kirjanpidon tarkoituksena on laskea tilikauden voitto, jonka perusteella määrätään yrityksen verot ja maksetaan omistajille osingot tai muu voitonjako.
Suoriteperusteinen tuloslaskenta on kuitenkin epätarkkaa ja suorastaan epäluotettavaa. Tuloslaskelmassa on useita pehmeitä kohtia, jotka vääristävät voittoa tai tappiota. Kun tämä tulos kirjataan omaan pääomaan, myös tase on niin vinoutunut, ettei siinä ole mitään vertailupohjaa todellisuuteen.
Kirjanpitolaki on monilta osin ristiriidassa verolakien kanssa ja osittain se on ristiriidassa myös itsensä kanssa.
Esimerkiksi kirjanpitolaissa säädetty varovaisuuden periaate vesittyy, kun tulot kirjataan tuloslaskelman tuotoiksi suoriteperusteisesti. Kun liikevaihtoon kirjataan laskuja, joista ei vielä ole saatu maksusuorituksia, tämä on hyvin varomatonta, sillä maksut saattavat jäädä ikuisesti saamatta.
Yrityksissä tuloskehitystä pyritään seuraamaan kuukausittain. Mikäli tämä tehdään huolellisesti, kunkin kuukauden päätyttyä on tehtävä sama työ kuin tilikauden päätyttyä tilinpäätöstä laadittaessa. Näin työläästi seurantaa ei yleensä haluta tehdä vaan raporttien aikaansaamiseksi käytetään oikopolkuja.
Hulluimman raportointitavan näin nuorena ekonomina eräässä teollisuusyrityksessä, jonka laskentapäälliköksi minut oli nimitetty. Ennen minua seurannassa oli käytetty toisen pääosakkaan hoitamaa mustaa vihkoa.
Siinä ideana oli päättää vuosittain etukäteen, mikä on myyntikateprosentti. Kuukausiraporttia varten laskettiin liikevaihto laskutuksesta ja muuttuvat kulut myyntikateprosentin avulla. Lisäksi vähennettiin kirjanpitoon kirjatut kiinteät kulut ja laskettiin poistot.
Olin innokas nuori mies, joka halusi tehdä tulosraportit oikein. Varastot inventoitiin joka kuukauden lopussa ja luvut tulosraporttiin saatiin kirjanpidosta. Tästä seurasi se tosiasia, että myyntikateprosentti vaihteli kuukausittain.
Toimitusjohtaja, joka oli yhtiön pääomistaja, oli sodan käynyt kiivas reservin kapteeni. Hän moitti minua kokeneen komentajan voimakkaalla äänellä: ”Minun on mahdotonta johtaa tätä tehdasta, kun myyntikateprosentti vaihtelee joka kuukausi. Mustan vihkon avulla se oli helpompaa.” Sitä huutoa nuori vänrikki ei uskaltanut vastustaa.
Kassavirtakirjanpidosta syntyy tarkka, luotettava ja helppotöinen seurantaraportointi. Siinä keskeisintä on rahan riittävyyden seuranta. Jos rahat riittävät, voitolla tai tappiolla ei ole merkitystä. Rahan riittävyys varmistaa terveen kasvun ja estää yrityksen ajautumisen konkurssiin. Tärkeintä ei ole voitto vaan reilu kassavirta.
Tilitoimistoaikanani moni asiakas kertoi minulle, että hän ei tarvitse kirjanpidon raportteja, koska hän seuraa pankkitilin saldoa ja se riittää. Silloin kolmekymppisenä ajattelin, että yritys joutuu vaikeuksiin, jos yrittäjä ei halua seurata tuloskehitystä. Nyt vuosikymmenten kokemuksen jälkeen olen samaa mieltä niiden yrittäjien kanssa. Siksi olen vuodesta 2004 lähtien systemaattisesti kehittänyt kassavirtalaskennan menetelmiä.
Nykyisen kirjanpitolain mukaan juokseva kirjanpito voidaan laatia maksuperusteisesti eikä laki pakota käyttämään tuloslaskentaa, jolloin kirjanpito voi perustua kassavirtalaskentaan.
Vain tilinpäätös on laadittava suoriteperusteisesti tuloslaskentaa noudattaen, mutta kirjanpitolaki ja elinkeinoverolaki sallivat tilikauden vaihteen tapahtumien jättämisen tilinpäätökseen maksuperusteisiksi, jos ne ovat vähäisiä.
Maksuperusteinen kirjanpito voidaan laatia suoraan pankkitilin tiliotteista. Kahdenkertainen kirjanpito syntyy ilman vastatilikirjauksia, koska pankki on tehnyt ne tiliotteille. Tämä noudattaa tilintarkastaja
Pauli Vahteran 1990-luvun alussa kehittämää Tiliote tositteena -ideaa.
Tiliotetiedot voidaan saada pankista kirjanpito-ohjelmaan XML-tiedostoina tai CSV-tiedostoina, jolloin ne kirjautuvat automaattisesti, ja hyvä kirjanpito-ohjelma osaa ne tiliöidäkin tekoälyideaa hyödyntäen. Tällöin kuukauden kirjanpito valmistuu muutamassa minuutissa.
Olen vuodesta 2004 lähtien tehnyt kassavirtakirjanpitoa Excel-toteutuksena ja vuodesta 2020 lähtien itse koodaamaani kirjanpitosovellusta käyttäen. Kuukausittaiset alv-ilmoitukseni lähtevät yleensä seuraavan kuukauden ensimmäisenä päivänä. En tarvitse arvonlisäveron ilmoittamiseen sallittua kuukauden ja 12 päivän määräaikaa. Minulla ei ole ”alvipäiviä”, joista stressaantuisin. Ainoastaan veron maksamisessa tällä määräajalla on merkitystä.
Tilinpäätöstä varten kassavirtalaskelma muunnetaan tuloslaskelmaksi ja taseeksi vuoden kassavirtalaskelman ja alkutaseen avulla. Tämä on samanlainen toimenpide kuin kirjanpitolaissa säädetyn rahoituslaskelman tuottaminen tilinpäätöksen tuloslaskelmasta sekä alku- ja lopputaseesta.
Tilinpäätöksen laatimiseen kassavirtakirjanpidosta kuluu vain pari tuntia. Ja siinä on mukana myös varsinaista yhtiökokousta vastaavan päätösasiakirjan laadinta. Tilinpäätökseni valmistuvat yleensä uuden tilikauden ensimmäisenä päivänä ja osingot laitan maksuun heti ensimmäisenä pankkipäivänä.
Taloushallinnon ohjelmistot on toteutettu tuloslaskentaa noudattaviksi. Kassavirtakirjanpitoa ja kassasuunnittelua varten ei ole olemassa tietokonesovelluksia.
Perinteisesti on ollut olemassa vain tilinpäätöksen analysointiin tarkoitettuja ohjelmia, jotka tuottavat kassavirtalaskelman tilinpäätöksen tuloslaskelmasta sekä alku- ja lopputaseesta.
Kirjoitussarja kassavirta-ajattelusta:
12.2.2021
Kassavirta-ajattelu 1. Kassavirtalaskenta maanläheistä
27.2.2021
Kassavirta-ajattelu 2. Vahva kassavirta parantaa
12.3.2021
Kassavirta-ajattelu 3. Sesonkivaihtelut kurittavat kassavirtaa
26.3.2021
Kassavirta-ajattelu 4. Iso hanke imee kassan kuivaksi
9.4.2021
Kassa-virta-ajattelu 5: Kassasuunnittelu valaisee tulevaisuuden
23.4.2021
Kassavirta-ajattelu 6: Tehokasta kirjanpitoa suoraan tiliotteista
7.5.2021
Kassavirta-ajattelu 7: Kassavirtalaskennan ohjelmistot
21.5.2021
Kassavirta-ajattelu 8: Kassavirtaan perustuva tilitoimistopalvelu
4.6.2021
Kassavirta-ajattelu 9: Kassavirtaverotus on oikeudenmukaista
18.6.2021
Kassavirta-ajattelu 10: Melkein kaikki konkurssit voidaan välttää
2.7.2021
Kassavirta-ajattelu 11: ElämänasenneLassi Mäkinen 
